Emails, Emails, Emails – und wer soll die alle bearbeiten?

Emails bewältigen

Emails bewältigen © iwona golczyk  / pixelio.de

Manchmal müsste man sich zwei- oder dreiteilen können. Nicht immer ist es ganz einfach, seine Zeit als Selbstständiger nach seinem Zeitplan durchzuhalten. Vieles kann ab und an auf der Strecke bleiben, aber warum ist das so? Einer der größten Zeitfresser im Alltag eines Selbstständigen, aber auch einer Privatperson, sind Emails. Wir erhalten in unserem Posteingang nicht nur E-Mails von Geschäftspartnern, Interessenten oder Freunden, sondern auch gelegentlich Newsletter, Info-Letter oder Nachrichten aus einer Mailingliste.

Das Internet ist sehr schnell, so auch die Emails. Manche Menschen erhalten täglich an die 100 Emails. Neben dem Arbeitsalltag sich auch noch um die Beantwortung der Emails zeitnah zu kümmern, kann dem einen oder anderen schon mal über den Kopf wachsen. Wenn man mit seinen unbeantworteten oder ungelesenen Emails nicht hinterher kommt, füllt sich das Postfach ganz schön auf und irgendwann denkt man sich: „Wie soll ich nur zu meinen anderen Aufgaben kommen, wenn ich nur mit dem Lesen meiner Emails beschäftigt bin?“

Doch gibt es auch Mittel, Wege und Möglichkeiten, wie Sie Ihre Emails beantworten und trotzdem noch genug Zeit für Ihre anderen Erledigungen haben. Sparen Sie sich Zeit und verschwenden Sie diese vor allem nicht mit Emails, die Ihnen ohnehin nichts bringen.

Wie geht man also am Besten in der Email-Bearbeitung vor, die einem nicht das Doppelte seiner Zeit kostet?

Kennen Sie das auch? Sie haben ein paar Minuten Zeit, habe eine kurze Wartezeit oder eine Ruhepause und Sie verbringen Sie damit, um Ihre Emails zu lesen. Aber wieso denn? Wäre es nicht besser, Ihre kostbare Zeit tatsächlich damit zu verbringen, eine Pause einzulegen und sich etwas Entspannung und Erholung zu gönnen?

Manchmal unterbrechen wir sogar unsere alltägliche Arbeit, weil wieder einmal ein nettes Pop-up auf unserem Bildschirm aufgetaucht ist und wir sogleich wissen möchten, wer denn geschrieben hat. Emails sind Neuigkeiten und vermitteln Wissen, was mittlerweile etwas ist, was wir verschlingen und gar nicht genug davon bekommen können.

Doch geben Sie dieser „Sucht“ nicht nach, sondern lesen Sie nur Ihre Emails, wenn Sie sich tatsächlich die entsprechende Zeit dafür eingeräumt haben. Schalten Sie diese Pop-ups aus. So unterbrechen Sie nicht Ihre Arbeit und Ihre Konzentration. Die Qualität Ihrer Arbeit wird dadurch auch nicht in Mitleidenschaft gezogen. Widerstehen Sie der Ablenkung dadurch, indem Sie Ihr gar nicht erst die Chance geben, auf Ihrem Bildschirm zu erscheinen.

Planen Sie sich in Ihrem Terminplan einen bestimmten Zeitblock für das Lesen und Bearbeiten Ihrer Emails ein und beschränken Sie sich bei Ihren Planzeiten auf höchstens zweimal am Tag. Auf diese Weise konzentrieren Sie sich auch immer nur auf eine Sache und unterbrechen Ihre Arbeit nicht mit anderen Sachen. Nehmen Sie davon Abschied, mehrere Dinge gleichzeitig erledigen zu wollen.

Wenn es allerdings zu Ihrer Arbeit gehört, Supportanfragen zu bearbeiten und möglichst schnell zu beantworten, sieht die Angelegenheit schon etwas anders aus. Denn dann zählt das Beantworten der Emails zu Ihren Hauptaufgaben, sodass diese mehrmals am Tag beantwortet werden müssen.

Kategorisieren Sie Ihre Emails in Unterordner

Wenn Sie täglich sehr viele Emails erhalten, aber nicht alle von extremer Wichtigkeit sind, legen Sie sich entsprechende Unterordner an, um in Ihrem Posteingang stets einen guten Überblick zu behalten. Überfliegen Sie jede Email einmal und lesen Sie die ersten Zeilen. Kategorisieren Sie die Emails in unterschiedliche Bereiche und beantworten Sie die Emails, die Sie tatsächlich auch beantworten müssen.

Emails, die auch etwas später gelesen werden können, verschieben Sie beispielsweise in einen Ordner mit der Bezeichnung „Newsletter“ oder „später lesen“. Emails, die Sie innerhalb von 3 Minuten beantworten können, bearbeiten Sie sofort. Emails, die Sie noch am gleichen Tag beantworten müssen, verschieben Sie in einen Ordner „heute noch beantworten“. So haben Sie im Blick, welche Emails tatsächlich für diesen Tag wichtig sind. Zur weiteren Übersicht können Sie sich, beispielsweise, auch folgende Unterordner anlegen:

  • Wichtig
  • Wiedervorlage
  • Einzelne Kundenordner
  • Mailinglisten oder Newsletter
  • Zugänge
  • Rechnungen

Einige E-Mail-Programme verfügen über einen sogenannten Filter, der Ihnen die eingehenden Emails nach Priorität oder Wichtigkeit sortiert oder sogar in die entsprechenden Unterordner verschiebt.

Gehen Sie bereits im Lesen Ihrer Emails mit System vor

Bekommen Sie SPAM-Nachrichten? Löschen Sie diese sogleich und halten Sie sich nicht damit auf, einzelne Nachrichten aus dem Junk-Ordner zu fischen, sondern löschen Sie diese Emails gleich. Oder schauen Sie nur einmal pro Woche in diesen Ordner und überfliegen Sie die Betreffzeilen der Emails. Gehen Sie nach Ihrem Bauchgefühl und sortieren Sie so aus, was Sie tatsächlich brauchen und welche Emails getrost im Müll landen können.

Lesen Sie die Emails nicht gleich alle sofort, sondern nur die Emails, die für den Tag wirklich wichtig für Sie sind. Alles andere verschieben Sie in die Unterordner. Danach arbeiten Sie die Emails ab, die Sie im Unterordner „heute noch beantworten“ verschoben haben. Die anderen Emails heben Sie sich für einen späteren Zeitpunkt auf. Planen Sie sich dafür, einmal pro Woche, einen festem Zeitraum ein.

Kommen Sie aus zeitlichen Gründen nicht dazu, auch diese Emails zu lesen, löschen Sie die älteren Nachrichten und lesen Sie nur die aktuellsten Emails. Bei diesen Emails handelt es ich womöglich sowieso nur um Newsletter, deren Inhalte, nach einem gewissen Zeitraum, nicht mehr relevant für Sie sind. Verschwenden Sie also nicht Ihre Zeit damit, sondern löschen Sie diese Emails.

Noch ein Tipp: Wenn Sie sich nach der Kategorisierung, um Ihre Emails kümmern, fassen Sie jede Nachricht nur noch einmal an. Wenn es sich dabei um Info-Emails handelt, verschieben Sie diese in einen dafür vorgesehenen Unterorder, beispielsweise „Aufheben“ oder „Interessante Infos“. Wenn Sie diese Email aber nicht brauchen, löschen Sie diese einfach.

Fassen Sie eine Email nicht mehrmals an. Entweder beantworten Sie die Email, leiten sie zur weiteren Bearbeitung an jemand anderen weiter oder löschen bzw. archivieren Sie die Email. Damit sparen Sie sich enorm viel Zeit und Sie gewöhnen sich damit an, eine E-Mail nicht drei- oder viermal anzufassen.

Legen Sie sich Vorlagen und Textbausteine an

Wenn Sie oft Emails verfassen müssen, die in etwa den gleichen Text enthalten, legen Sie sich zu diesem Zweck entsprechende Textbausteine und Vorlagen-Emails an. Das hindert Sie daran, zu viel Zeit im Schreiben Ihrer Emails aufzuwenden und bei den Emails immer wieder von vorne anzufangen. Vergessen Sie aber nicht die Regeln der Kommunikation und achten Sie trotzdem auf eine persönliche Anrede, die Begrüßung und gestalten Sie Ihre Emails authentischer, indem Sie hin und wieder Smileys und Emotions einbauen. Das gibt Ihren Emails nicht nur ein lockeres Bild, der Empfänger behält Sie damit in positiver Erinnerung.

Schreiben Sie nicht um den heißen Brei: Sprechen Sie Klartext

So wie Sie selbst, hat auch der Empfänger wenig Zeit sich mit dem Lesen Ihrer Email zu beschäftigen. Vermitteln Sie gleich in der Betreffzeile Ihr Anliegen und kommen Sie in Ihren Sätzen möglichst schnell auf den Punkt. Schreiben Sie Ihre Sätze kurz und prägnant, aber bleiben Sie trotzdem höflich. Bevor Sie eine Email versenden, fragen Sie sich selbst, ob klar wird, was Sie von Ihrem Empfänger möchten. Und vor allem: Schreiben Sie Ihre Emails nicht für eine Maschine, sondern schreiben Sie so, als ob Ihnen die Person direkt gegenübersitzen würde.

Nutzen Sie clevere Office-Programme

Inzwischen gibt es viele verschiedene Programme, die Sie im Schreiben Ihrer Emails unterstützen können. Beispielsweise können Sie mit einem Textbaustein-Programm Ihre Textvorlagen verwalten, das könnte aber auch dazu führen, dass Ihre Emails monoton klingen. Oder Sie verwenden ein Headset mit Mikrofon und sprechen Ihre Emails. Diktieren Sie Ihrem Computer doch, was in Ihrer Antwort-Email stehen soll. Mit einer entsprechenden Software können Sie Ihre Emails als Voicemail aufsprechen und als Audio-Datei an Ihren Empfänger versenden.

Einer der weiteren Vorteile hierbei ist, dass der Empfänger sogleich mit Ihrer Stimme vertraut wird, was einen enormen Sympathie-Faktor bedeuten kann. Versuchen Sie es beispielsweise mit Maccigo*. Kundenmeinungen behaupten, dass man mit dieser Software bis zu 75% der üblichen Zeit eingespart werden kann. Damit „schaufeln“ Sie sich mehr Zeit frei für Ihre anderen Aufgaben während des Alltags – ob privat oder für geschäftliche Zwecke.

 

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